Cómo calcular y mejorar su costo de los bienes vendidos (COGS) para una máxima rentabilidad

El costo de los bienes vendidos, o COGS, es una de las cifras más importantes en un negocio basado en productos. Si vende productos físicos, alimentos preparados, productos envasados, artículos manufacturados, productos al por mayor o cualquier cosa que requiera materiales y mano de obra para producir, el COGS le dice cuánto cuesta realmente entregar esos productos a los clientes.

El problema es que muchas empresas solo miran el COGS después de los hechos, generalmente cuando los márgenes ya se están reduciendo. Los precios de los proveedores aumentan gradualmente, los cargos de flete cambian, los costos de los ingredientes aumentan y los pequeños cambios a nivel de factura merman silenciosamente el beneficio. La guía definitiva para gestionar los costos de los proveedores y proteger los márgenes de su negocio

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¿Qué es el Costo de los Bienes Vendidos?

El costo de los bienes vendidos es el costo directo de producir o comprar los bienes que su empresa vende durante un período específico. En términos simples, el COGS responde a la pregunta: ¿cuánto nos costó crear o adquirir los productos que vendimos?

Para un restaurante, el COGS puede incluir ingredientes, empaques y artículos de comida preparada. Para un minorista, puede incluir el costo mayorista del inventario comprado para la reventa. Para un fabricante, puede incluir materias primas, componentes, mano de obra directa de producción y ciertos costos generales de producción.

El COGS generalmente no incluye gastos generales del negocio como marketing, salarios administrativos, alquiler de oficinas o suscripciones de software. Esos son gastos operativos. El COGS se enfoca en los costos directamente vinculados a los productos vendidos.

La fórmula: cómo calcular el COGS con precisión

La fórmula estándar para calcular el COGS es: inventario inicial más compras durante el período, menos inventario final. Esto es importante porque el COGS no es simplemente lo que compró. Es el costo del inventario realmente vendido.

Si los ingresos de ese mes fueron de $100,000, entonces el beneficio bruto sería de $45,000. El margen bruto sería de $45,000 dividido por $100,000, o 45%. Eso significa que la empresa conserva 45 centavos de beneficio bruto por cada dólar de ingresos después de cubrir los costos directos del producto.

¿Qué entra en el COGS?

Para mejorar el COGS, necesita comprender qué hay dentro. Los componentes más comunes son materiales directos, mano de obra directa, costos generales de producción y flete de entrada.

Los materiales directos suelen ser la parte más grande del COGS, y también son una de las áreas más fáciles para que se oculten los aumentos de costos de los proveedores. Un proveedor puede aumentar un solo ingrediente en un 4%, un empaque en un 7%, o agregar un cargo de flete que anteriormente no aparecía en la factura.

La mano de obra directa incluye los salarios pagados a las personas directamente involucradas en la producción de los bienes que vende. Los costos generales de producción pueden incluir el alquiler de la fábrica, los servicios públicos de producción, la depreciación del equipo, el mantenimiento, los suministros de producción o los costos de control de calidad. El flete de entrada a menudo se incluye porque es parte de la adquisición de inventario o de los insumos de producción.

Por qué el seguimiento del COGS es esencial para la salud del negocio

El COGS afecta directamente el beneficio bruto, la fijación de precios, el flujo de caja y la sostenibilidad del negocio. Cuando el COGS aumenta y los precios de venta se mantienen iguales, el margen bruto disminuye. Eso deja a la empresa con menos margen para cubrir los gastos operativos, reinvertir en crecimiento, contratar personal o absorber costos inesperados.

Un producto que era rentable hace seis meses puede no serlo hoy si los precios de los proveedores han aumentado. Por ejemplo, si vende un producto por $50 y el COGS aumenta de $30 a $36, el beneficio bruto cae de $20 a $14 y el margen bruto cae del 40% al 28%.

El seguimiento del COGS por artículo, categoría, proveedor o ubicación le ayuda a comprender qué productos son menos rentables, qué insumos han aumentado más y qué proveedores contribuyen más a la presión sobre el margen.

Estrategias para reducir el COGS y proteger los márgenes de beneficio

Calcular el COGS es solo el comienzo. El valor real proviene de mejorarlo. Comience con las áreas donde las facturas de proveedores y el historial de costos a nivel de artículo pueden revelar fugas más rápido.

Rastrear cambios de precios de proveedores a nivel de artículo

Muchas empresas solo revisan los montos totales de las facturas. Eso dificulta saber si una factura más alta fue causada por un mayor volumen, precios unitarios más altos, nuevas tarifas, descuentos faltantes o cambios en el tamaño del empaque. Rastrear costos a nivel de artículo como nombre del producto, proveedor, cantidad, precio unitario, tamaño de caja, cargos de flete, descuentos y fecha de factura. Messy bills. Clear price alerts.

Negociar con datos de proveedores

La negociación es más fácil cuando se puede señalar evidencia específica. En lugar de decir que los costos parecen altos, puede decir: en los últimos seis meses, este precio unitario aumentó un 11% mientras que el volumen de compra se mantuvo constante. ¿Podemos revisar los precios o explorar un descuento por volumen?

Consolidar cuando tenga sentido

Si su empresa compra productos similares a muchos proveedores, es posible que esté dispersando demasiado su poder de compra. Consolidar el volumen puede mejorar los precios, los términos o los niveles de servicio. Para productos críticos, equilibre eso con un proveedor de respaldo calificado para que los ahorros no creen riesgo de suministro.

Reducir el desperdicio, mejorar el inventario y revisar recargos

El desperdicio es COGS oculto. El deterioro, los desechos, las reprocesos, la merma, el stock obsoleto, los pedidos urgentes, el flete premium y las tarifas de entrega ocultas pueden aumentar los costos del producto. Revise el desperdicio por producto, ubicación, proveedor y motivo, luego ajuste las compras y las operaciones en función de los patrones.

Estandarizar las compras entre equipos o ubicaciones

Si diferentes ubicaciones compran el mismo producto a diferentes proveedores a precios diferentes, la empresa puede estar pagando de más. Las listas de compras estándar, los proveedores preferidos y las especificaciones de productos aprobadas ayudan a evitar que los precios negociados se filtren.

Errores comunes al calcular el COGS

• Mezclar gastos operativos en COGS: Marketing, alquiler de oficinas, salarios de ventas, software, seguros y gastos generales suelen pertenecer fuera del COGS.
• Ignorar los cambios de inventario: El COGS no son simplemente las compras durante el período. El inventario inicial y final son importantes.
• No rastrear los costos unitarios: Los montos totales de las facturas no le dicen si el volumen cambió o si el precio unitario cambió.
• Olvidar el flete de entrada: Si el flete entrante es material, omitirlo puede hacer que los márgenes parezcan más saludables de lo que son.
• Revisar el COGS con poca frecuencia: la visibilidad mensual o semanal suele ser más útil que esperar hasta el final del trimestre.

Cómo CostBeacon ayuda a controlar el COGS impulsado por el proveedor

El COGS solo es útil si puede confiar en los datos que lo respaldan. CostBeacon ayuda a las empresas a ver los datos de proveedores y facturas que impulsan los costos de los productos. Extrae información de facturas, organiza el gasto de proveedores, rastrea los precios a nivel de artículo y le alerta cuando los costos cambian después de que las facturas se cargan y procesan. Sus facturas ya saben a dónde fue el dinero

CostBeacon no reemplaza el cálculo oficial de inventario de su sistema de contabilidad. Brinda a los propietarios y operadores una visión más clara de los costos de los proveedores que explican por qué el COGS se está moviendo.

Con visibilidad a nivel de factura, puede monitorear los cambios de precios de los proveedores, rastrear los costos históricos de los artículos, identificar aumentos inesperados en las facturas, comparar gastos entre proveedores, preparar mejores negociaciones con los proveedores y reducir la revisión manual de facturas.