El impacto de la inflación en los costos empresariales: cómo proteger los márgenes cuando aumentan los gastos

La inflación afecta casi todos los aspectos de la gestión de un negocio. Los precios de los proveedores aumentan, los salarios aumentan, el alquiler sube, los costos de energía se disparan, el flete se vuelve más caro y los clientes pueden volverse más sensibles a los precios al mismo tiempo.

Para las empresas basadas en productos, el impacto es especialmente directo. Un restaurante, una carnicería, un fabricante, una cafetería, un supermercado o un minorista pueden ver aumentar los costos de docenas o cientos de insumos a la vez. La carne de res sube. El embalaje sube. La electricidad sube. Las tarifas de entrega suben. Incluso pequeños aumentos pueden acumularse hasta convertirse en un golpe grave para la rentabilidad.

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Qué significa la inflación para los costos empresariales

La inflación es el aumento general de los precios en una economía a lo largo del tiempo. Cuando la inflación aumenta, el poder adquisitivo del dinero cae. En términos prácticos, el mismo dólar compra menos de lo que compraba antes.

Para las empresas, la inflación generalmente se manifiesta como un aumento de los costos de los insumos. Los bienes y servicios de los que depende para operar se vuelven más caros, y estos aumentos presionan los márgenes de beneficio si los precios de venta no aumentan al mismo ritmo.

La inflación de demanda puede ocurrir cuando la demanda aumenta más rápido que la oferta. La inflación de costos ocurre cuando aumentan los costos de producción, como materias primas, salarios, combustible, alquiler o precios de proveedores. Las interrupciones en la cadena de suministro pueden agregar otra capa cuando la escasez, los retrasos o los eventos geopolíticos hacen que sea más costoso asegurar el inventario.

Las categorías de costos que más afecta la inflación

La inflación rara vez afecta a una sola línea de artículo. Por lo general, se propaga por el negocio en varias categorías conectadas.

• Materiales e inventario: ingredientes, inventario de reventa, materias primas, componentes, embalajes y suministros.
• Mano de obra: salarios necesarios para retener al personal, contratar nuevos trabajadores y mantenerse competitivo en el mercado laboral.
• Energía y servicios públicos: electricidad, combustible, calefacción, refrigeración, maquinaria, hornos, HVAC y costos de energía de proveedores repercutidos en las facturas.
• Alquiler y ocupación: alquiler comercial, mantenimiento, impuestos sobre la propiedad, seguros y aumentos de renovación.
• Flete y entrega: cargos de entrega, recargos por combustible, tarifas de pedido mínimo, tarifas urgentes, flete entrante y tarifas de mensajería.

Estos costos afectan a diferentes empresas de diferentes maneras. Una empresa de software puede estar más expuesta a los salarios. Un restaurante puede estar expuesto a alimentos, embalajes, servicios públicos y mano de obra. Un fabricante puede estar expuesto a materias primas, energía, flete y costos de equipo.

Ejemplo: cómo la inflación reduce el beneficio en una carnicería

Imagine una pequeña carnicería independiente en London, Ontario. El negocio vende cortes frescos, salchichas, carnes preparadas y productos especiales. Compra a varios proveedores de carne y atiende a clientes minoristas locales.

Antes de que aumente la presión inflacionaria, los ingresos mensuales son de $120,000. Los costos mensuales son de $107,800, dejando $12,200 de beneficio antes de impuestos. El margen de beneficio es de $12,200 dividido por $120,000, o 10.2%.

Luego, la inflación afecta a varias categorías a la vez: la carne y los ingredientes aumentan un 9%, el embalaje aumenta un 12%, la mano de obra directa aumenta un 6%, los servicios públicos y la refrigeración aumentan un 15%, el alquiler aumenta un 4% y otros gastos operativos aumentan un 5%.

Los costos mensuales totales aumentan de $107,800 a $116,350. Si los ingresos se mantienen en $120,000, el beneficio mensual cae a $3,650. El margen de beneficio cae del 10.2% al 3.0% a pesar de que las ventas no disminuyeron.

¿Cuántos ingresos o ahorros se necesitan?

Antes de la inflación, la carnicería obtenía un beneficio mensual de $12,200. Después de la inflación, si los precios no cambian, obtiene $3,650. La brecha de beneficios es de $8,550 por mes.

Para recuperar la brecha completa solo a través de los precios, las ventas mensuales tendrían que aumentar de $120,000 a $128,550. Eso es un aumento de precio promedio del 7.1%, asumiendo que el volumen de ventas se mantiene igual.

Un camino más realista puede combinar precios y control de costos. Un aumento de precio del 4% sobre $120,000 de ingresos crea $4,800. Eso deja $3,750 para recuperar a través de ahorros de proveedores, reducción de desperdicios, cambios de compras o mejoras operativas.

Cómo evaluar la exposición a la inflación

No todas las empresas se ven afectadas por la inflación de la misma manera. Comience preguntando dónde los cambios de costos pueden perjudicar más rápidamente los márgenes.

• ¿Qué porcentaje de los ingresos va a COGS?
• ¿Qué proveedores representan la mayor parte del gasto?
• ¿Qué productos o materiales tienen los precios más volátiles?
• ¿Con qué frecuencia cambian los precios los proveedores?
• ¿Puede trasladar los aumentos a los clientes sin perder volumen?
• ¿Tiene contratos a largo plazo, compras al contado o proveedores de respaldo?
• ¿Con qué frecuencia revisa el margen bruto y la rentabilidad a nivel de producto?

Las empresas más vulnerables suelen tener tres características: altos costos de insumos, bajo poder de fijación de precios y poca visibilidad de los cambios de precios de los proveedores. Si no sabe qué costos de los proveedores están aumentando, no puede responder rápidamente.

Estrategias de mitigación de costos durante la inflación

La inflación no siempre se puede evitar, pero se puede gestionar. El objetivo no es reducir costos a ciegas. El objetivo es proteger los márgenes preservando la calidad, la experiencia del cliente y las relaciones con los proveedores.

Supervisar los cambios de precios de los proveedores después de procesar las facturas

Muchas empresas solo notan la inflación después de que los márgenes ya han disminuido. Rastree los precios unitarios, los tamaños de caja, los cargos de flete, los recargos por combustible, los descuentos, los términos de pago y los cambios de precios de los proveedores a lo largo del tiempo.

Renegociar con datos

La inflación no significa que cada aumento de proveedor deba aceptarse automáticamente. Utilice el gasto histórico, el historial de precios unitarios, el volumen de pedidos, las cotizaciones alternativas, el rendimiento de la entrega, la calidad del producto y la precisión de la factura para negociar desde una posición más fuerte.

Reducir el desperdicio y revisar la mezcla de productos

El desperdicio se vuelve más caro durante la inflación. El deterioro, la pérdida por recorte, los embalajes dañados, los productos devueltos, el inventario obsoleto y la reelaboración de la producción importan más cuando los insumos cuestan más. La mezcla de productos también importa: algunos productos aún pueden tener márgenes sólidos mientras que otros se vuelven silenciosamente no rentables.

Optimizar pedidos, flete y uso de energía

Comprar en exceso puede proteger contra un futuro aumento de precios, pero también puede generar deterioro, costos de almacenamiento y presión sobre el flujo de caja. Revise los descuentos por volumen, los mínimos de los proveedores, la frecuencia de entrega, los recargos por flete y los procesos que consumen mucha energía, como la refrigeración, los hornos, el HVAC o la maquinaria.

Estrategias de precios cuando los costos siguen aumentando

La mitigación de costos ayuda, pero muchas empresas aún necesitan aumentar los precios durante la inflación. La clave es aumentar los precios de manera reflexiva.

Evite un aumento de precios plano generalizado si los márgenes a nivel de producto cuentan una historia más específica. Algunos productos pueden haber experimentado un aumento del 15% por parte del proveedor, mientras que otros apenas han cambiado. Algunos productos pueden tener una fuerte lealtad y poder de fijación de precios. Otros pueden ser más sensibles a los precios.

Los ajustes más pequeños y frecuentes pueden ser más fáciles de gestionar que un solo gran salto anual. Proteger los productos de nivel de entrada también puede ayudar cuando los clientes son sensibles a los precios, mientras que los artículos premium o especializados pueden tener más flexibilidad en los precios.

Planificación a largo plazo para la volatilidad de costos

La inflación no es un problema único. Las empresas sólidas se preparan para la volatilidad de los costos antes de que se vuelva urgente.

Utilice pronósticos continuos que se actualicen mensual o trimestralmente en función de los ingresos reales, el COGS, el margen bruto, los costos de mano de obra, los cambios de precios de los proveedores, los niveles de inventario, el flujo de caja, los costos de la deuda y los gastos operativos. Mantenga una reserva de efectivo para que los costos de inventario más altos, la nómina o los plazos de pago de proveedores más cortos no obliguen a préstamos costosos.

La diversidad de proveedores también es importante. Depender de un solo proveedor para productos críticos crea un riesgo si ese proveedor aumenta agresivamente los precios o enfrenta escasez. Una base de proveedores equilibrada le da poder de negociación sin diluir demasiado el poder de compra.

Cómo CostBeacon ayuda a detectar aumentos impulsados por proveedores

Las empresas que mejor manejan la inflación son las que ven los cambios de costos temprano. La revisión manual de facturas y el seguimiento de hojas de cálculo pueden funcionar cuando el volumen de facturas es bajo, pero se vuelven poco confiables a medida que se multiplican los proveedores, los productos y las ubicaciones.

CostBeacon ayuda a las empresas a convertir las facturas en datos estructurados de costos de proveedores y artículos. A medida que se cargan y procesan las facturas, CostBeacon rastrea el historial de precios de los productos y ayuda a señalar los cambios de precios inesperados de los proveedores, lo que facilita la detección de aumentos antes de que reduzcan los márgenes.

CostBeacon no reemplaza los estados financieros oficiales de su sistema de contabilidad ni rastrea automáticamente todas las categorías de inflación. Brinda a los operadores una visión más clara de los datos de las facturas de proveedores que explican por qué los costos de los productos están cambiando.