Erste Schritte mit CostBeacon: Erste Rechnungen, Preisalarme und Margenalarme

Ihre erste Woche sollte eine klare Kostenbasis schaffen

CostBeacon funktioniert am besten, wenn die Ersteinrichtung einfach ist: Laden Sie eine kleine Charge aktueller Lieferantenrechnungen hoch, bestätigen Sie die extrahierten Lieferanten- und Produktdaten und legen Sie dann Alarmgrenzwerte fest, die widerspiegeln, wie Ihr Unternehmen Kostenänderungen tatsächlich überprüft.

CostBeacon verwandelt diesen Arbeitsablauf in ein rechnungsgestütztes System: Sehen Sie sich das Produkt zur Nachverfolgung von Rechnungspreisen an, vergleichen Sie Pläne und Testoptionen oder lesen Sie unsere Seite zur Software zur Nachverfolgung von Lieferantenpreisen für den kaufmännischen Überblick. Messy bills. Clear price alerts. · Wählen Sie den passenden Plan · Software zur Lieferantenpreisverfolgung, die Ihre Rechnungen liest

Sie benötigen am ersten Tag kein perfektes historisches Archiv. Ein nützlicher Start sind genügend aktuelle Rechnungsdaten, um wiederkehrende Lieferanten, wiederholte Produkte, Stückkosten, Mengen und die ersten Anzeichen von Preisbewegungen zu zeigen.

Schritt 1: Laden Sie Ihre ersten Rechnungen hoch

Beginnen Sie mit den Lieferanten, von denen Sie jeden Monat kaufen. Laden Sie eine aktuelle Rechnung von jedem Hauptlieferanten hoch und fügen Sie dann eine zweite oder dritte Rechnung für die Produkte hinzu, deren Kosten am wichtigsten sind. Dies gibt CostBeacon genügend Kontext, um die neuesten Stückkosten mit den vorherigen Stückkosten zu vergleichen.

Überprüfen Sie nach der Verarbeitung die extrahierten Rechnungsfelder und Produktzeilen. Die wichtigsten Felder sind Lieferantenname, Rechnungsdatum, Produktbeschreibung, Menge, Maßeinheit, Stückkosten und Zeilensumme. Dies sind die Felder, die spätere Preisvergleiche aussagekräftig machen.

Schritt 2: Verstehen Sie die Tracking-Ebenen

CostBeacon verfolgt die Kosten auf mehreren Ebenen, da unterschiedliche Fragen auf unterschiedlichen Ebenen angesiedelt sind. Eine einzelne Rechnung kann Ihnen sagen, was diese Woche angekommen ist. Ein Produktdatensatz sagt Ihnen, ob ein Artikel teurer wird. Ein Lieferantendatensatz sagt Ihnen, welcher Anbieter Aufmerksamkeit verdient. Abteilungszuweisungen helfen Ihnen, den Lieferantendruck für die Berichterstattung zu gruppieren.

Schritt 3: Legen Sie globale, lieferanten- und produktbezogene Preisalarme fest

Preisalarme überwachen die Bewegung der Stückkosten, nachdem Rechnungen hochgeladen und verarbeitet wurden. Eine globale Richtlinie gibt dem gesamten Arbeitsbereich eine Basislinie. Lieferantenrichtlinien können einen Lieferanten empfindlicher machen als die globale Standardeinstellung. Produktrichtlinien können noch spezifischer sein, wenn ein Artikel ein hohes Volumen hat, volatil ist oder margenkritisch ist.

Die praktische Einrichtung ist einfach: Beginnen Sie mit einem arbeitsbereichsweiten oberen Grenzwertalarm für signifikante Preissteigerungen und verfeinern Sie dann die Lieferanten- oder Produktregeln nur dort, wo der Aufwand es wert ist. CostBeacon unterstützt auch Untergrenzenprüfungen, die nützlich sein können, wenn Sie wissen möchten, dass die Kosten eines Produkts gesunken sind und ein Preis-, Angebots- oder Lieferantengespräch erneut geführt werden sollte.

Schritt 4: Legen Sie Margenregeln fest und verstehen Sie Margenalarme

Margenalarme unterscheiden sich von Preisalarmen. Ein Preisalarm fragt: "Hat sich der Stückkosten ausreichend bewegt?" Ein Margenalarm fragt: "Passt der neueste Kosten noch zur erwarteten Margenregel?"

CostBeacon verwendet Margenregeln, um CBSRP, den CostBeacon-Listenpreis, zu berechnen. Einfach ausgedrückt ist CBSRP ein interner vorgeschlagener Verkaufspreis, der auf den Stückkosten und Ihrem Margenprozentsatz basiert. Margenregeln werden von der Produktüberschreibung über die Lieferantenüberschreibung bis zur globalen Arbeitsbereichsmarge aufgelöst. Dies ermöglicht es einem einzelnen Produkt oder Lieferanten, eine andere Margenerwartung zu verwenden, ohne den gesamten Arbeitsbereich neu zu schreiben.

Die Margen-Signale, die Sie kennen sollten, sind dünne Marge und außer Margen. Dünne Marge bedeutet, dass die Kosten zu viel vom Zielpreis ausmachen. Außer Margen bedeutet, dass die neuesten Stückkosten über den Listenpreis hinausgegangen sind, der durch die vorherige Kostenprobe impliziert wurde. Dies sind Priorisierungssignale, keine vollständige Gewinn- und Verlustrechnung.

Schritt 5: Erstellen Sie einen wöchentlichen Überprüfungsrhythmus

Sobald die ersten Rechnungen hochgeladen und die Alarme eingestellt sind, wird der Arbeitsablauf zu einem wöchentlichen Rhythmus. Rechnungen hochladen, die Überprüfungswarteschlange prüfen, Lieferanten- und Produktänderungen ansehen und die Alarmregeln nur anpassen, wenn sie zu laut oder zu leise sind.

Passen Sie nicht alles am ersten Tag an. Beginnen Sie mit breiten Schwellenwerten, lassen Sie einige Rechnungszyklen laufen und verfeinern Sie dann die Regeln für Lieferanten und Produkte, die wiederholt Margendruck erzeugen.

Eine einfache Checkliste für die Ersteinrichtung

Verwenden Sie diese Reihenfolge, wenn Sie möchten, dass CostBeacon schnell nützliche Signale liefert:

• Laden Sie aktuelle Rechnungen von den Lieferanten hoch, die Sie am häufigsten überprüfen.
• Bestätigen Sie Lieferantennamen und führen Sie Duplikate zusammen, bevor Sie Lieferantenübersichten vertrauen.
• Überprüfen Sie extrahierte Produktzeilen auf Artikelnamen, Menge, Maßeinheit und Stückkosten.
• Erstellen Sie Abteilungen für breite Berichtsgruppen und weisen Sie ihnen Lieferanten zu.
• Legen Sie einen globalen Margenprozentsatz unter den Preisregeln fest, damit CBSRP und Margen-Watchlists funktionieren können.
• Legen Sie die Preisalarmgrenzwerte für den Arbeitsbereich fest und verfeinern Sie dann die Lieferanten- und Produktrichtlinien, wo nötig.
• Überprüfen Sie Listen mit dünner Marge und außerhalb der Marge als Priorisierungssignale, nicht als vollständige GuV.