Versteckte Einsparungen freisetzen: Bestandsverwaltung zur Kostenkontrolle

Eine effektive Bestandsverwaltung ist nicht nur eine Lageraufgabe. Für produktbasierte Unternehmen ist sie eine der schnellsten Möglichkeiten, den Cashflow zu schützen, Abfall zu reduzieren, Fehlbestände zu vermeiden und die Margen zu verbessern.

Stellen Sie sich ein Lager vor, in dem Kisten in Ecken gestapelt sind, einige Produkte Staub ansetzen und beliebte Artikel schwer zu finden sind. Sie haben vielleicht Geld auf dem Regal liegen, aber nicht in den richtigen Produkten, Mengen oder Lieferantenkosten.

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Die wahren Kosten von zu viel oder zu wenig Bestand

Die meisten Unternehmen fühlen sich mit zusätzlichem Lagerbestand sicherer. Dieser Instinkt ist sinnvoll, aber übermäßige Bestände verursachen echte Kosten. Lagerung, Versicherung, Steuern, Verderb, Beschädigung, Schwund und Kapitalkosten summieren sich. Jeder Dollar, der in langsam drehenden Beständen gebunden ist, ist ein Dollar, der nicht für Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Marketing, Ausrüstung, Schuldentilgung oder Lieferantenverhandlungen verwendet werden kann.

Unterbestückung schadet auf andere Weise. Wenn Kunden einen Artikel wünschen und Sie ihn nicht liefern können, verliert das Unternehmen Verkäufe und möglicherweise das Vertrauen. Hersteller können mit Leerlaufzeiten der Arbeitskräfte und Produktionsverzögerungen konfrontiert sein. Einzelhändler zahlen möglicherweise Eilfracht, um Fehlbestände zu beheben, und diese zusätzlichen Kosten können die Marge aufzehren.

Methoden zur Bestandsbewertung: FIFO, LIFO und gewichteter Durchschnitt

Die Bestandsbewertung beeinflusst die Herstellungskosten der verkauften Produkte, den Bruttogewinn und die Art und Weise, wie Ihre Finanzberichte den Lagerwert darstellen. Das physische Lager mag gleich aussehen, aber die Buchhaltungsmethode kann ändern, wie profitabel Verkäufe erscheinen.

FIFO oder First-In, First-Out geht davon aus, dass der älteste Bestand zuerst verkauft wird. Es entspricht oft dem physischen Fluss für verderbliche Waren, Lebensmittel, Mode und Produkte mit einem Lebenszyklus. In einem Umfeld steigender Kosten führt FIFO in der Regel zu niedrigeren COGS, da ältere, günstigere Kosten zuerst verbucht werden.

LIFO oder Last-In, First-Out geht davon aus, dass der neueste Bestand zuerst verkauft wird. Es kann in Zeiten steigender Kosten zu höheren COGS führen, was den ausgewiesenen Bruttogewinn senkt. LIFO ist nach IFRS nicht zulässig, daher steht es nicht jedem Unternehmen zur Verfügung.

Der gewichtete Durchschnitt glättet Kostenänderungen, indem die Gesamtkosten der verfügbaren Waren durch die Gesamtzahl der verfügbaren Einheiten geteilt werden. Er ist nützlich, wenn Produkte austauschbar sind und die Verfolgung einzelner Einheiten unpraktisch ist.

Nachfrage prognostizieren, bevor Sie kaufen

Sie können den Bestand nicht gut verwalten, wenn Sie die Nachfrage nicht antizipieren. Die Prognose nutzt historische Verkäufe, Saisonalität, Werbeaktionen, Marktveränderungen, Lieferantenverfügbarkeit und bevorstehende Geschäftspläne, um abzuschätzen, was Kunden kaufen werden.

Das Ziel ist keine perfekte Vorhersage. Das Ziel ist, in die richtige Richtung zu gehen und die Kosten des Fehlers zu reduzieren. Bessere Prognosen reduzieren langsam drehende Bestände, verhindern vermeidbare Fehlbestände und geben Einkaufsteams einen klareren Grund, wann sie kaufen und wie viel sie bestellen sollen.

• Historische Verkäufe: Betrachten Sie Muster von Monat zu Monat und von Jahr zu Jahr.
• Saisonalität: Passen Sie sich an Wetter, Feiertage, lokale Ereignisse und wiederkehrende Spitzen an.
• Werbeaktionen und Produkteinführungen: Bauen Sie erwartete Nachfrageänderungen in die Einkaufspläne ein.
• Lieferantenbeschränkungen: Berücksichtigen Sie Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und Zuverlässigkeit.

Abfall und Obsoleszenz reduzieren

Ein schlankes Lager ist nicht nur ordentlich. Es ist kostengünstiger. Abfall zeigt sich in Form von abgelaufenen Lebensmitteln, veralteten Komponenten, beschädigten Verpackungen, unverkauften saisonalen Lagerbeständen, Schnittverlusten, zurückgegebenen Waren und Produkten, die zur Veräußerung reduziert werden müssen.

Just-in-Time-Einkauf kann Lagerhaltungskosten senken, hängt aber von zuverlässigen Lieferanten und kurzen Lieferzeiten ab. Die ABC-Analyse hilft bei der Priorisierung der Management-Aufmerksamkeit: Hochwertige A-Artikel erfordern eine strenge Kontrolle, B-Artikel erfordern eine regelmäßige Überprüfung und niedrigwertige C-Artikel können einfachere Routinen verwenden.

Zyklische Zählungen halten die Aufzeichnungen genau, ohne das Geschäft für eine vollständige physische Zählung zu schließen. Anstatt auf eine jährliche Überraschung zu warten, zählen Teams kleine Gruppen von Artikeln nach einem rotierenden Zeitplan und korrigieren Abweichungen frühzeitig.

Verwenden Sie Nachbestellpunkte, Sicherheitsbestände und Bestellmengen

Ein Nachbestellpunkt sagt Ihnen, wann Sie die nächste Bestellung aufgeben sollen. Er kombiniert die Nachfrage während der Lieferzeit mit dem Sicherheitsbestand. Wenn es 10 Tage dauert, eine Bestellung zu erhalten, und Sie 5 Einheiten pro Tag verkaufen, beträgt die Nachfrage während der Lieferzeit 50 Einheiten. Fügen Sie 10 Einheiten Sicherheitsbestand hinzu, und der Nachbestellpunkt beträgt 60 Einheiten.

Die Nachbestellmenge beantwortet die nächste Frage: Wie viel sollten Sie kaufen? Die beste Antwort gleicht die Kosten für die Auftragserteilung, den Versand, die Lagerung, den Verderb, die Mindestbestellmengen der Lieferanten und die verfügbaren Barmittel aus.

Wie Technologie die Kostenkontrolle von Lagerbeständen verbessert

Manuelle Tabellenkalkulationen und Klemmbretter können für sehr kleine Betriebe funktionieren, werden aber bei wachsender Anzahl von Produkten, Lieferanten und Standorten anfällig. Manuelle Systeme führen zu Tippfehlern, verzögerten Aktualisierungen, begrenzter Berichterstattung und langsamen Reaktionen auf Kostenänderungen.

Bestandsverwaltungssysteme und ERP-Tools helfen Teams bei der Verfolgung von Mengen, Standorten, Nachbestellungen, Barcodes, RFID-Scans, Überweisungen und Beständen an mehreren Standorten. KI und Analysen können die Nachfrageprognose, die Aktionsplanung und die Anomalieerkennung verbessern.

Es gibt ein Detail der Kostenkontrolle, das oft zwischen den Systemen durchfällt: die Stückkosten auf Lieferantenrechnungen. Ein Lagerbestandssystem kann Ihnen sagen, wie viele Einheiten Sie haben, aber Lieferantenrechnungen sagen Ihnen, ob diese Einheiten teurer werden.

Wie CostBeacon Entscheidungen über Lagerkosten unterstützt

CostBeacon ist kein vollständiges Bestandsverwaltungssystem und ersetzt keine physischen Bestandsaufnahmen, Barcode-Scans oder ERP-Mengensteuerungen. Es hilft bei einem verwandten Problem: die Umwandlung von Lieferantenrechnungen in strukturierte Kostendaten auf Einzelpostenebene.

Wenn Rechnungen hochgeladen und verarbeitet werden, verfolgt CostBeacon Lieferanten, Produkte, Stückkosten, Preisänderungen und die Preisentwicklung. So lässt sich leichter erkennen, wann eine Schlüsselzutat, ein Material, eine Komponente oder ein Wiederverkaufsprodukt teurer geworden ist, bevor die Erhöhung leise die Marge schmälert.

Machen Sie die Lagerkontrolle zur kontinuierlichen Gewohnheit

Die Bestandsverwaltung ist keine einmalige Aufräumaktion. Marktbedingungen, Kundenpräferenzen, Lieferantenzuverlässigkeit, Lieferzeiten und Inputkosten ändern sich ständig. Überprüfen Sie regelmäßig die Lagerumschlagshäufigkeit, die Verkaufstage im Bestand, die Fehlbestandsquoten, die Lagerhaltungskosten und die Preisentwicklung der Lieferanten.

Die besten Bestandsverwaltungssysteme schaffen Feedbackschleifen zwischen Vertrieb, Betrieb, Beschaffung und Finanzen. Der Vertrieb kann Nachfrageänderungen melden. Der Betrieb kann Abfall und Lagerprobleme melden. Die Beschaffung kann Lieferverzögerungen und Preisänderungen melden. Die Finanzabteilung kann zeigen, wo Geld gebunden ist.